ДОГОВОР АРЕНДЫ ТРАНСПОРТНОГО СРЕДСТВА РАБОТНИКА ОРГАНИЗАЦИИ: ЧАСТЬ 1

Большое количество организаций используют автотранспорт своих работников для служебных поездок. При этом однако не смотря на большое количество разъяснений налоговиков и главного финансового ведомства по вышеуказанным вопросам, как правильно оформить данные взаимоотношения с работниками, выплачивать им компенсации за амортизацию автомобиля, приобретение горюче-смазочных материалов и запасных частей, исчислять налоги, до настоящего времени остается весьма сложным.


Одним из способов узаконить взаимоотношения с физическими лицами по использованию принадлежащего им автотранспорта является заключение договора аренды автотранспортных средств.

С кем можно в данном случае заключить договор: с работниками организации либо со сторонними физическими лицами, является весьма спорным.

С работниками организации, предприятия и учреждения независимо от формы собственности как работодатели состоят исключительно в трудовых взаимоотношениях. Сторонами заключаются трудовые договоры, где в соответствии с Трудовым кодексом (ТК) в них предусматриваются основные права и обязанности сторон, оговариваются его существенные условия.

С одной стороны, работник выполняет обусловленную трудовым договором работу, с другой стороны, работодатель предоставляет работнику работу и выплачивает заработную плату, обеспечивает надлежащие условия труда и т.д. В данном случае взаимоотношения сторон регулируются ТК, но никак не Гражданским кодексом (ГК).

В связи с этим взаимоотношения сторон при выполнении работником работы регламентируются совершенно иной отраслью права - законодательством о труде. При этом заключение договора гражданско-правового характера со своим работником на аренду принадлежащего ему автотранспорта было бы ошибочным.

Организация может заключить договор аренды автотранспорта с физическим лицом, которое не связано трудовыми взаимоотношениями с работодателем, а является, например, индивидуальным предпринимателем. ТК устанавливает только компенсации своим работникам за использование их имущества в пределах соответствующих норм. Каких-либо гражданско-правовых взаимоотношений в данном случае у работника и работодателя не возникает, поскольку они связаны отношениями в сфере труда.

Как видно, разные отрасли права регулируют совершенно отличные друг от друга взаимоотношения, определяют отличающиеся предметы и методы правового регулирования. Не только возникают вопросы порядка выплат компенсаций работникам за использование их личного автотранспорта для служебных поездок, но совершенно абсолютно, для руководителя и главного бухгалтера всегда насущными остаются вопросы, как уплачивать в данном случае налоги: налог на доходы с физических лиц (НДФЛ), единый социальный налог (ЕСН), исчислять базу по уплате налога на прибыль.

Вместе с тем на практике заключение договоров аренды автотранспортных средств у своих работников широко распространено.

Статья 188 ТК предусматривает, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

В целях налогообложения, в том числе произведенных выплат физическому лицу, НК устанавливает обратное. В соответствии с п. 3 статьи 217 НК освобождены от обложения НДФЛ все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Трудовой и коллективный договоры не устанавливают нормы компенсационных выплат, а лишь предоставляют организации право самостоятельно определять порядок и размер возмещения затрат, связанных с возмещением расходов при использовании личного имущества работника. В связи с этим суммы выплат в возмещение расходов при использовании работниками личного транспорта, установленные коллективным или трудовым договором, не являются нормами, установленными в соответствии с действующим законодательством РФ.

Согласно письму ФНС от 2 июня 2004 г. №04-2-06/419@ "О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта" при определении не облагаемых НДФЛ компенсационных выплат за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов следует руководствоваться:

• для работников учреждений и организаций, финансируемых из средств бюджетов всех уровней, - нормами компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок, установленными Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 04.02.2000 №16н "Об изменении предельных норм компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок", изданным в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 24.05.1993 №487 "О предельных нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок". Компенсация за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля иностранных марок выплачивается в тех размерах, к какому классу автомобиля по своим техническим параметрам может быть приравнен этот автомобиль;
• для работников всех других организаций независимо от формы собственности и организационно-правовой формы - Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 №92 "Об установлении норм расходов организации на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией". Выплата компенсаций производится в тех случаях, когда работа сотрудников по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.

• основанием для произведения компенсационных выплат является приказ руководителя предприятия, в котором указаны размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования), а также документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности копия ПТС личного автомобиля (если работник управляет по доверенности - соответствующие документы);
• выплата компенсации производится работнику в случаях, когда его личный автомобиль используется в процессе производственной (служебной) деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями;
• в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов;
• компенсация выплачивается один раз в месяц и не зависит от количества календарных дней в месяце;
• за время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.