А. Локтионова
ДОГОВОР АРЕНДЫ ТРАНСПОРТНОГО СРЕДСТВА РАБОТНИКА ОРГАНИЗАЦИИ: ЧАСТЬ 2
Разделы:Имущественные компенсации; Начисление заработной платы. Удержания из заработной платы
Большое количество организаций используют автотранспорт своих работников для служебных поездок. При этом однако не смотря на большое количество разъяснений налоговиков и главного финансового ведомства по вышеуказанным вопросам, как правильно оформить данные взаимоотношения с работниками, выплачивать им компенсации за амортизацию автомобиля, приобретение горюче-смазочных материалов и запасных частей, исчислять налоги, до настоящего времени остается весьма сложным.
Смотрите начало в статье: "Договор аренды транспортного средства работника организации: часть 1".
Договор аренды автотранспортного средства организацией с физическим лицом заключается по правилам, предусмотренным главой 34 "Аренда" Гражданского кодекса (ГК).
Согласно статье 632 ГК договор аренды транспортного средства может быть заключен с экипажем. По договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации.
Договор аренды транспортного средства с экипажем должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока. К такому договору не применяются правила о регистрации договоров аренды, предусмотренные п. 2 статьи 609 ГК (статья 633 ГК).
Вместе с тем, статья 635 ГК противоречит требованиям Налогового кодекса (НК). В статье 635 ГК РФ законодатель установил, что члены экипажа являются работниками арендодателя. Они подчиняются распоряжениям арендодателя, относящимся к управлению и технической эксплуатации, и распоряжениям арендатора, касающимся коммерческой эксплуатации транспортного средства.
Кроме того, если договором аренды не предусмотрено иное, расходы по оплате услуг членов экипажа, а также расходы на их содержание должен нести арендодатель. Кроме того, разделом 2 главы 34 ГК определена аренда транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации транспортного средства.
В соответствии со статьей 642 ГК по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.
Правила о возобновлении договора аренды на неопределенный срок и преимущественном праве арендатора на заключение договора аренды на новый срок (статья 621 ГК) к договору аренды транспортного средства без экипажа не применяются.
В данном случае обязанность по оплате расходов на содержание транспортного средства возлагается, если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, на арендатора. Арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией.
Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором устанавливаются размеры этой компенсации.
В размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).
Для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию предприятия, учреждения, организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и ведут учет служебных поездок в путевых листах. Работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок на основании доверенности собственника автомобиля, компенсация выплачивается в таком же порядке.
Минфин РФ в своем письме от 20 февраля 2006 г. №03-03-04/1/129 по вопросу о документальном подтверждении расходов, связанных с содержанием автомобилей, используемых сотрудниками для выполнения ими своих служебных обязанностей, разъяснило следующее.
В соответствии с п. 1 статьи 252 НК в целях налогообложения налогом на прибыль организаций расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, поименованные в указанной статье.
Что касается иных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающих расходы в виде горюче-смазочных материалов, в которой должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а именно:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименования должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.
При этом первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.
Как считает Минфин РФ по поводу вопроса о возможности не отражать в самостоятельно разработанной форме путевого листа информацию о месте следования автомобиля, то, как уже отмечалось, целью составления данного документа в том числе является и подтверждение обоснованности расхода горюче-смазочных материалов. Отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции.
© Обращаем особое внимание коллег на необходимость ссылки на "OPLATATRUDA.RU | Организация и оплата труда" при цитированиии (для on-line проектов обязательна активная гиперссылка)